Van gewerkte uren tot betaald

Een bonnetjes app waarmee declaraties vanzelf lopen

Medewerkers maken kosten voor lunch, reizen of materiaal en leveren een bonnetje in. Voor de administratie is dat een stapel papier met vragen. Wij bouwen een app waarin het bonnetje wordt gefotografeerd, goedgekeurd, vergoed en geboekt.

U krijgt uw huidige route op één tekening, met de overtypmomenten gemarkeerd, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een kwijtgeraakt bonnetje is snel een discussie.

Ik heb nog geld tegoed.

Een bonnetje zit in de auto.

Wat is dit voor uitgave?

Op het bonnetje staat geen reden.

De boekhouding wacht.

Op de laatste bonnetjes van de maand.

Zo pakken we het aan

We maken van elke declaratie een korte, vaste stap.

Declaratie indienenFoto en reden.
Goedkeuring van declaratiesDoor de leidinggevende.
Vergoeden en boekenSamen met het salaris of apart.

Wat u krijgt

Declaraties zonder papier.

Foto vanuit de appMet uitgelezen bedrag.
Herinnering bij goedkeuringMet herinnering.
BoekingIn uw boekhouding.
Spelregels voor declaratiesWe schrijven op welke uitgaven mogen en wie goedkeurt, zodat medewerkers het kunnen nalezen.

Zo werken we

Geen nieuw totaalpakket. We koppelen wat u al heeft, vullen aan wat ontbreekt en blijven tot de bedragen kloppen.

In kaart brengen

We tekenen uw huidige route van uur tot betaling, en markeren waar wordt overgetypt.

Bouwen

We maken de urenregistratie, de regels voor toeslagen en tarieven en de koppelingen met uw pakketten, en stemmen alles met u af.

Meedraaien en overstappen

We draaien een periode mee naast uw huidige werkwijze, vergelijken de uitkomsten en stappen over als alles klopt.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uren worden één keer ingevoerd, en salaris en facturen kloppen zonder overtypen. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een koppeling die niemand vertrouwt, wordt alsnog met de hand gecontroleerd. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot uw team erop vertrouwt.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over uren bijhouden in excel of een app

Een app met Google Maps voor uren en locatiesGoogle Maps in uw werkroute: gereisde plekken, locaties en uren sluitend in één registratie. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Dev Google: koppelen met uw uren en salarisDev Google: koppeling van Google-diensten met uw urenregistratie, planning en facturatie. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Een app voor urenregistratie die verder gaat dan registrerenEen app voor urenregistratie die uw uren niet alleen vastlegt, maar ook laat doorstromen. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Van Excel factuur naar facturen die vanzelf ontstaanFacturen in Excel automatiseren: uren invullen en de factuur laten ontstaan, in uw eigen opmaak. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Van Excel lijsten naar een systeem dat meerdere mensen aankunnenExcel lijsten met uren en medewerkers worden een systeem waarin meerdere mensen tegelijk werken. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Foto's toevoegen aan uren, bonnen en meldingenFoto's toevoegen aan uren, bonnen en meldingen, zodat bewijs bij de juiste dag en klant staat. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Lijsten in Excel samenbrengen tot één bronLijsten in Excel over personeel, uren en klanten samenbrengen in één systeem met koppelingen. Met een voorproefje: uw route op één tekening.Een urenregistratie app die uw team echt gebruiktEen urenregistratie app die past bij uw team: korte invoer op de telefoon, uren door naar salaris en facturen. Met een voorproefje.

Alles over uren bijhouden in excel of een app → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kan het bedrag automatisch uit de foto worden gehaald?

Vaak wel, maar een mens controleert het.

Is het bonnetje voldoende bewijs voor de fiscus?

Over fiscale eisen adviseren wij niet. Uw boekhouder bepaalt wat nodig is.

Hoe lang bewaart de app bonnetjes?

Volgens afspraken die we met u maken.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal systemen in de route, uw toeslagen en tarieven, of debiteurenbeheer erbij hoort en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw route op één tekening.

Vertel welke systemen u gebruikt. Wij maken een voorproefje: uw huidige route van uur tot betaling op één tekening, met de overtypmomenten gemarkeerd.

  1. Uw voorproefjeUw huidige route op één tekening, met de overtypmomenten gemarkeerd.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw route door, van uur tot betaling.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Van gewerkte uren tot betaald → · Kennisbank